Come accade spesso nei cambiamenti di processo delle aziende dovuti a cambiamenti di paradigma dei mercati, oppure semplicemente dovuti a cambiamenti normativi o di necessità, quando queste mutazioni riguardano l’ambito tecnologico la transizione è repentina e spesso non scevra di difficoltà. Lo smart working che formalmente potrebbe sembrare di semplice attuazione vista la tanta tecnologia oggi presente per la distribuzione dei dati, è invece una giungla irta di trabocchetti se non si affronta il tema in maniera pragmatica. Sono sotto gli occhi di tutti i mille problemi che la PA ha dovuto sopportare in questo ambito, pensiamo quindi alle piccole imprese quanti e quali difficoltà potrebbero trovare in un processo che può invece rappresentare, se governato, una grande possibilità di sviluppo gestionale. Lo smart working ha alcune necessità principali:
- Definizione della circuitazione dei dati aziendali e definizione dello svolgimento delle attività (Fotografare esattamente le procedure operative e capire come svolgere da remoto i compiti assegnati, senza cercare semplicemente di sovrapporre/riprodurre ad una procedura in presenza un procedura digitale… errore classico)
- Definizione degli strumenti tecnologici necessari (Possono anche essere cose molto semplici: telefono, e-mail, whatsapp, ma va definito che cosa fa che cosa)
- Valutazione della fattibilità delle procedure presso la sede di lavoro dello smart worker (problemi di tecnologia, banda larga, linea telefonica mobile, PC ecc…)
- Fabbisogno documentale dello smart worker (Cosa lo smart worker può gestire in digitale, cosa deve avere in cartaceo, come fa a trasmettere la documentazione in maniera tempestiva ove richiesto, può avere la documentazione presso di sè o sulle sue divice personali)
- Strumenti autoritativi delle procedure remote (passaggio di documenti ufficiali, firme, condivisione di documenti, file, software, identità digitali)
- Fabbisogno formativo (anche cose apparentemente semplici, quando messe alla prova di realtà possono palesare criticità, in questo senso serve supporto formativo e assistenza continua agli smart worker)
Questi sono solo alcuni spunti per percepire quanta attività debba essere svolta anticipatamente e in corso d’opera per un’efficace azione di virtualizzazione dell’attività.
Poi c’è il problema del’identità societaria, di gruppo, con le persone nella loro abitazione che rischiano di non interagire più con colleghi, dirigenti ed in generale con la cultura aziendale gli strumenti di fidelizzazione/identità e costruzione del team devono moltiplicare gli sforzi per riuscire a far percepire al collaboratore o dirigente che sia, la presenza e l’appartenenza dell’impresa.
Qui possono essere implementate tecnologie, media, riunioni, report, anche di tipo intrattenitivo o ludico allo scopo di non fare sentire le persone isolate. Uno di questi esempi è il nostro servizio di streaming per il benessere in collaborazione con modernyoga.
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